Assemblea Ordinaria del 18 aprile 2019 (unica convocazione)

Verbale Assemblea del 18 aprile 2019:

Verbale (PDF)
Allegato A (PDF)
Allegato B (PDF)
Allegato F (Fascicolo con le domande e risposte pervenute alla Società prima dell'Assemblea ex art. 127-ter TUF) (PDF)

Rendiconto votazioni:

Rendiconto sintetico delle votazioni sui punti all'ordine del giorno

Avviso di Convocazione:

Avviso integrale di Convocazione dell’Assemblea Ordinaria del 18 Aprile 2019 (PDF)
Estratto dell’avviso di convocazione pubblicato, ai sensi dell’art. 125-bis, comma 1, D.lgs n. 58/98 su “MF Milano Finanza” l’ 8 marzo 2019 (PDF)

I soggetti aventi diritto di voto sono convocati in Assemblea Ordinaria presso la sede legale in Via Antonio Nibby n. 20, Roma, il giorno 18 aprile 2019 alle ore 11.00, in unica convocazione, per deliberare sull’Ordine del Giorno di seguito descritto.

 

 

 

Stampa e media – Accredito obbligatorio

Per motivi organizzativi, per seguire i lavori dell’Assemblea degli Azionisti di Atlantia è necessario accreditarsi preventivamente tramite mail all’indirizzo media.relations@atlantia.it, inviando le proprie credenziali (nome e cognome, data di nascita, testata e n. tessera ordine dei giornalisti) entro le ore 17.00 di mercoledì 17 aprile.

 

Ordine del giorno e Documentazione

  1. Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2018 di Atlantia S.p.A.. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di Revisione Legale. Destinazione dell’utile di esercizio e distribuzione di riserve disponibili. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2018. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
    Relazione Finanziaria Annuale per l’esercizio 2018 (PDF)
    Relazione Annuale sul Governo Societario e gli Assetti proprietari (PDF)
    Bilancio Integrato 2018 / Dichiarazione Consolidata di carattere non Finanziario ex D. Lgs. 254/2016 (PDF)
  2. Proposta di integrazione dei corrispettivi per l’incarico di revisione legale dei conti relativo agli esercizi 2018-2020. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
    Relazione Illustrativa (PDF)
  3. Autorizzazione ai sensi e per gli effetti degli articoli 2357 e seguenti del Codice Civile nonché dell’articolo 132 del Decreto Legislativo del 24 febbraio 1998 n. 58 e dell’articolo 144-bis del Regolamento Consob adottato con delibera n. 11971/1999 e successive modificazioni, per l’acquisto e l’alienazione di azioni proprie, previa revoca dell’autorizzazione concessa dall’Assemblea del 20 aprile 2018. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
    Relazione Illustrativa (PDF)
  4. Nomina del Consiglio di Amministrazione e determinazione compensi:
    1. Determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione;
    2. Nomina degli Amministratori per gli esercizi 2019-2020-2021;
    3. Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione;
    4. Determinazione dei compensi spettanti ai componenti il Consiglio di Amministrazione.
    Relazione Illustrativa comprensiva del parere di orientamento per il rinnovo del Consiglio di Amministrazione per il triennio 2019-2021 formulato dal Consiglio di Amministrazione uscente (PDF)
    Lista n. 1 presentata da Sintonia (PDF)
    Lista n. 2 presentata da Investitori istituzionali (PDF)
    Proposte del Socio Sintonia S.p.A. all'Assemblea (PDF)
  5. Deliberazione in merito alla prima sezione della Relazione sulla remunerazione ai sensi dell’art. 123-ter del Decreto Legislativo del 24 febbraio 1998 n. 58.
    Relazione sulla Remunerazione (PDF)

 

Calendario di pubblicazione della documentazione sui punti all'ordine del giorno

La documentazione relativa ai punti all’ordine del giorno si renderà disponibile nei termini e nei modi previsti dalle norme di legge e regolamentari vigenti, unitamente alle singole Relazioni Illustrative ed alle proposte di delibera; più precisamente:

entro la data di pubblicazione dell’avviso di convocazione (8 marzo 2019) viene pubblicata:

  • la Relazione illustrativa del Consiglio di Amministrazione relativa al punto 4) all’ordine del giorno (“Nomina del Consiglio di Amministrazione e determinazione compensi: a) Determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione; b) Nomina degli Amministratori per gli esercizi 2019-2020-2021; c) Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione; d) Determinazione dei compensi spettanti ai componenti il Consiglio di Amministrazione”).
 

entro il 19 marzo 2019 sarà pubblicata:

  • la Relazione illustrativa del Consiglio di Amministrazione relativa al punto 2) all’ordine del giorno (“Proposta di integrazione dei corrispettivi per l’incarico di revisione legale dei conti relativo agli esercizi 2018-2020. Deliberazioni inerenti e conseguenti”).
 

entro il 28 marzo 2019 saranno pubblicati:

  • la documentazione relativa al punto 1) all’ordine del giorno (“Bilancio di esercizio al 31 dicembre 2018 di Atlantia S.p.A.. Relazioni del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale e della Società di Revisione Legale. Destinazione dell’utile di esercizio e distribuzione di riserve disponibili. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2018. Deliberazioni inerenti e conseguenti”).
  • Bilancio Integrato 2018/ Dichiarazione Consolidata di carattere non Finanziario ai sensi del D. Lgs. 254/2016, contenente l' attestazione redatta dalla Società incaricata della revisione legale dei conti (disponibile anche al seguente link http://www.atlantia.it/it/sostenibilita/bilancio_integrato), in conformità con le disposizioni di cui al Decreto Legislativo 30 dicembre 2016 n. 254 e al relativo Regolamento di attuazione adottato dalla Consob con Delibera n. 20267 del 18 gennaio 2018. Si ricorda che tale dichiarazione, che fornisce informazioni su temi ambientali, sociali, attinenti al personale, al rispetto dei diritti umani, alla lotta contro la corruzione attiva e passiva, viene presentata all’Assemblea a soli fini informativi, non essendo sottoposta all’approvazione di quest’ultima in quanto atto di competenza del Consiglio di Amministrazione.
  • la Relazione illustrativa del Consiglio di Amministrazione in merito al punto 3) all’ordine del giorno (“Autorizzazione ai sensi e per gli effetti degli articoli 2357 e seguenti del Codice Civile nonché dell’articolo 132 del Decreto Legislativo del 24 febbraio 1998 n. 58 e dell’articolo 144-bis del Regolamento Consob adottato con delibera n. 11971/1999 e successive modificazioni per l’acquisto e l’alienazione di azioni proprie, previa revoca dell’autorizzazione concessa dall’Assemblea del 20 aprile 2018. Deliberazioni inerenti e conseguenti”);
  • le liste dei candidati alla carica di Consigliere di Amministrazione depositate dai soci entro il 25 marzo 2019.
  • la documentazione relativa al punto 5) all’ordine del giorno (“Deliberazione in merito alla prima sezione della Relazione sulla remunerazione ai sensi dell’art. 123-ter del Decreto Legislativo del 24 febbraio 1998 n.58”).
Diritto di intervento in Assemblea ed esercizio del diritto di voto

Sono legittimati ad intervenire all’Assemblea e ad esercitare il diritto di voto i soggetti cui spetta il diritto di voto che risultino tali in base ad una comunicazione, effettuata alla Società da un soggetto che si qualifichi come “intermediario” ai sensi della disciplina applicabile, rilasciata da quest’ultimo prendendo come riferimento le evidenze risultanti al termine della giornata contabile del 9 aprile 2019, vale a dire il settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea in unica convocazione (c.d. “record date”), in conformità a quanto previsto dall’articolo 83-sexies del Decreto Legislativo del 24 febbraio 1998 n. 58 (“TUF” o “Testo Unico della Finanza”).

Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente alla record date non rilevano ai fini della legittimazione all’esercizio del diritto di voto nell’Assemblea; pertanto, i soggetti che risulteranno titolari delle azioni solo successivamente a tale data non avranno il diritto di partecipare e di votare in Assemblea.

Le comunicazioni dell’intermediario devono pervenire alla Società entro il 15 aprile 2019, vale a dire entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’Assemblea in unica convocazione. Resta, peraltro, ferma la legittimazione all’intervento in Assemblea e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute alla Società entro l’inizio dei lavori assembleari.

I soci titolari di azioni non ancora dematerializzate dovranno previamente consegnare le stesse ad un intermediario per la loro immissione nel sistema di gestione accentrata in regime di dematerializzazione e chiedere il rilascio della citata comunicazione.

Per l’identificazione personale e la verifica della legittimazione all’intervento in Assemblea, l’Ufficio di Presidenza sarà aperto, nel luogo di svolgimento dell’Assemblea, due ore prima di quella fissata per l’Assemblea.

 

Rappresentanza in Assemblea

Ogni soggetto al quale spetta il diritto di voto che abbia diritto di partecipare all’Assemblea, può farsi rappresentare mediante delega scritta, salve le incompatibilità e le limitazioni previste dalla normativa vigente.

A tal fine, il legittimato al voto può individuare un rappresentante cui conferire una delega, eventualmente utilizzando il seguente modulo di delega: Delega Generica (PDF)

Il rappresentante, attestando sotto la propria responsabilità la conformità della delega all’originale e l’identità del delegante, può notificare copia della delega debitamente completata e sottoscritta dal delegante direttamente alla Società mediante trasmissione alla Computershare S.p.A. via fax al n. +39 06 45417450 ovvero in via elettronica all’indirizzo di posta certificata atlantia@pecserviziotitoli.it

Ai sensi della normativa vigente, il rappresentante dovrà conservare l’originale della delega e tenere traccia delle istruzioni di voto eventualmente ricevute per un anno, a decorrere dalla conclusione dei lavori assembleari.

Individuazione Rappresentante Designato (ex art. 135-undecies Testo Unico della Finanza)

Ogni soggetto legittimato potrà farsi rappresentare in Assemblea ai sensi di legge anche mediante delega scritta conferita alla Computershare S.p.A. con sede legale in Milano, Via Lorenzo Mascheroni, 19, quale Rappresentante Designato individuato dalla Società ai sensi dell'art. 135-undecies del D. Lgs. 58/98 (TUF), cui i titolari di diritto di voto, potranno conferire entro il 16 aprile 2019 - vale a dire entro la fine del secondo giorno di mercato precedente la data fissata per l’Assemblea - una delega con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all’ordine del giorno.

Entro i medesimi termini di cui sopra la delega e le istruzioni di voto possono essere revocate con le stesse modalità utilizzate per il loro conferimento. Ai fini dell’intervento in Assemblea e dell’esercizio del diritto di voto il conferimento della suddetta delega non esime l’avente diritto dall’obbligo di richiedere all’intermediario la comunicazione attestante la legittimazione all’intervento in Assemblea e all’esercizio del diritto di voto ai sensi dell’art. 83-sexies TUF.

La delega al suddetto rappresentante deve essere conferita utilizzando il seguente modulo di delega Modulo di Delega Rappresentante Designato [pdf] ovvero lo specifico applicativo web per la compilazione guidata del modulo di delega con istruzioni di voto predisposto dalla stessa Computershare S.p.A d’intesa con la Società, disponibile al seguente link: https://servizi.computershare.it/eRD/index.aspx?nos=00018042019, che sarà reso disponibile a partire dalla data di pubblicazione delle liste dei candidati alla carica di Amminsitratore.

La delega non ha effetto con riguardo alle proposte per le quali non siano state conferite istruzioni di voto. Nelle delibere per cui non siano state indicate precise istruzioni di voto, le azioni relative a deleghe conferite al Rappresentante Designato, non saranno computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l’approvazione delle suddette delibere, pur essendo comunque computate ai fini della regolare costituzione dell’Assemblea.

Si precisa che, nel caso si verifichino circostanze ignote ovvero in caso di modifica o integrazione delle proposte presentate in Assemblea, la Computershare S.p.A., in qualità di Rappresentante Designato, prestando alla Società anche servizi di gestione delle operazioni di accreditamento e scrutinio delle votazioni dell'Assemblea in oggetto, pur non trovandosi in situazioni di conflitto d’interesse, non intende esprimere un voto difforme da quello indicato nelle istruzioni ricevute.

Il modulo di delega con le istruzioni di voto al Rappresentante Designato, completato con le informazioni richieste e sottoscritto dal delegante, dovrà pervenire entro il giorno 16 aprile 2019, alla Computershare S.p.A., in Via Monte Giberto n. 33, 00138 Roma, eventualmente anticipandone copia, entro la stessa data, con dichiarazione di conformità all’originale, tramite fax al n. +39 06 45417450 o all’indirizzo di posta elettronica certificata atlantia@pecserviziotitoli.it. Qualora, per motivi tecnici, i moduli di delega non possano essere resi disponibili in forma elettronica, gli stessi saranno trasmessi a semplice richiesta da effettuare telefonicamente al numero +39 06 45417413  attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9:00 alle ore 13:00 e dalle 14:00 alle 18:00.

Nomina del Consiglio di Amministrazione

Ai sensi delle disposizioni legislative e regolamentari vigenti e dell’art. 20 dello Statuto sociale, l’elezione dei componenti del Consiglio di Amministrazione avverrà sulla base di liste presentate dai Soci che da soli o insieme ad altri Soci rappresentino, al momento della presentazione delle liste, almeno l’1% del capitale sociale.

Ogni Socio potrà presentare o concorrere alla presentazione di una sola lista e ogni candidato potrà presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.

Si segnala che il Consiglio di Amministrazione uscente, pur non avvalendosi della facoltà di presentare una propria lista di candidati ha comunque formulato, sentito il Comitato per le Nomine, il proprio parere di orientamento agli Azionisti sulla composizione e dimensione del Consiglio di prossima nomina, in attuazione di quanto previsto all’art. 1.6 del Codice di Autodisciplina della Società. Tale parere, allegato alla Relazione illustrativa sul punto 4) all’ordine del giorno è altresì consultabile in apposita sezione del presente sito (http://www.atlantia.it/it/corporate-governance/parere-rinnovo-cda).

Predisposizione delle liste
  • Ogni lista dovrà contenere un numero di candidati non superiore a quindici, elencati mediante numero progressivo.
  • Almeno due candidati per ciascuna lista dovranno essere in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge e dal Codice di Autodisciplina adottato da Atlantia (pubblicato nel sito internet http://www.atlantia.it/pdf/Nuovo_Codice_di_Autodisciplina.pdf) e uno di essi dovrà essere iscritto al primo posto della lista stessa. Inoltre, ai sensi dell’art. 2.2 del Codice di Autodisciplina, si richiede che nella presentazione delle liste sia rispettata l’indicazione di un adeguato numero di Amministratori indipendenti, in modo tale da garantire che almeno un terzo della composizione del Consiglio di Amministrazione sia costituito da Amministratori indipendenti. Si segnala, peraltro, che il Consiglio di Amministrazione uscente nel Parere di orientamento ritiene che una composizione del Consiglio adeguata alle finalità indicate nel Parere stesso sia garantita da una presenza di Amministratori Indipendenti – ai sensi del Testo Unico della Finanza e del Codice di Autodisciplina della Soceità – pari ad almeno 8 componenti (su 15) .
  • Le liste che contengono un numero di candidati pari o superiore a tre devono, inoltre, indicare almeno un terzo dei candidati appartenenti al genere meno rappresentato in applicazione della legge n. 120 del 12 luglio 2011.
Ciascuna lista dovrà essere corredata da:
  1. un’esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati;
  2. le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la propria candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l’inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché l’esistenza dei requisiti prescritti dalla normativa applicabile e l’eventuale possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalle disposizioni legislative e regolamentari applicabili e/o dall’art. 3.1 del Codice di Autodisciplina di Atlantia (pubblicato nel sito internet http://www.atlantia.it/pdf/Nuovo_Codice_di_Autodisciplina.pdf);
  3. l’indicazione dell’identità dei Soci che hanno presentato le liste e la percentuale di partecipazione complessivamente detenuta.

Ciascun Socio proponente dovrà presentare e/o recapitare alla Società, entro il 28 marzo 2019, certificazione rilasciata dagli intermediari ai sensi della normativa di legge e regolamentare vigente, comprovante la titolarità della quota minima di partecipazione richiesta per la presentazione delle liste. La titolarità di tale quota è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del socio nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società.

Inoltre, in conformità a quanto previsto nella Comunicazione Consob n. DEM/9017893 del 26/02/2009, le liste di minoranza dovranno essere corredate da una dichiarazione che attesti l’assenza dei rapporti di collegamento, anche indiretti, di cui all’art. 147-ter, comma 3, del TUF e all’art. 144-quinquies del Regolamento adottato con delibera Consob del 14/05/1999 n. 11971, con gli azionisti che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, ai sensi della normativa vigente; in tale dichiarazione dovranno inoltre essere specificate le relazioni eventualmente esistenti, qualora significative, con i soci che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, ove individuabili, nonché le motivazioni per le quali tali relazioni non sono state considerate determinanti per l’esistenza dei citati rapporti di collegamento, ovvero dovrà essere indicata l’assenza delle richiamate relazioni.

La lista per la quale non sono osservate le statuizioni di cui sopra è considerata non presentata.

Deposito delle liste

Le liste presentate dai Soci dovranno essere depositate presso la sede legale, ovvero mediante invio all’indirizzo di posta elettronica certificata atlantia@pecserviziotitoli.it, entro il 24 marzo 2019, da intendersi prorogato al 25 marzo 2019, primo giorno successivo non festivo, unitamente alle informazioni che consentano l’identificazione dei soggetti che procedono al deposito delle liste ed all’ulteriore documentazione richiesta dalla legge e dalla regolamentazione vigente.

Pubblicazione delle liste

La Società metterà le liste a disposizione del pubblico entro il 28 marzo 2019 presso la sede sociale, sul sito internet della Società (http://www.atlantia.it/it/investor-relations/assemblee) e sulla piattaforma di stoccaggio 1Info (www.1Info.it)

All’elezione dei membri del Consiglio di Amministrazione si procederà come segue:

  1. ai fini del riparto degli amministratori da eleggere non si terrà conto delle liste che non abbiano conseguito una percentuale di voti almeno pari alla metà di quella richiesta per la presentazione delle stesse;
  2. dalla lista che avrà ottenuto la maggioranza dei voti espressi dai soggetti ai quali spetta il diritto di voto saranno tratti – nell’ordine progressivo con il quale sono elencati nella lista stessa e nel rispetto della normativa vigente in materia di equilibrio tra i generi - i quattro quinti degli Amministratori da eleggere, con arrotondamento, in caso di numero frazionario, all’unità inferiore;
  3. i restanti Consiglieri saranno tratti dalle altre liste che non siano collegate in alcun modo, neppure indirettamente, con i soci che hanno presentato o votato la lista risultata prima per numero di voti; a tal fine, i voti ottenuti dalle liste stesse saranno divisi successivamente per uno, due, tre, secondo il numero degli Amministratori da eleggere. I quozienti così ottenuti saranno assegnati progressivamente ai candidati di ciascuna di dette liste, secondo l’ordine dalle stesse rispettivamente previsto. I quozienti così attribuiti ai candidati delle varie liste verranno disposti in un’unica graduatoria decrescente: risulteranno eletti coloro che avranno ottenuto i quozienti più elevati, fermo restando il rispetto del criterio proporzionale di equilibrio tra i generi;
  4. qualora, ad esito delle votazioni e delle operazioni di cui sopra, non risulti rispettata la normativa vigente in materia di equilibrio tra i generi, i candidati che risulterebbero eletti nelle varie liste vengono disposti in un’unica graduatoria decrescente, formata secondo il sistema di quozienti indicato nella lettera c). Si procede quindi alla sostituzione del candidato del genere più rappresentato avente il quoziente più basso in tale graduatoria, con il primo dei candidati del genere meno rappresentato che risulterebbero non eletti e appartenente alla medesima lista. Se in tale lista non risultano altri candidati, la sostituzione di cui sopra viene effettuata dall’assemblea con le maggioranze di legge. Qualora la sostituzione del candidato del genere più rappresentato avente il quoziente più basso in graduatoria non consenta, tuttavia, il raggiungimento della soglia minima prestabilita dalla normativa vigente per l’equilibrio tra i generi, l’operazione di sostituzione sopra indicata viene eseguita anche con riferimento al candidato del genere più rappresentato avente il penultimo quoziente, e così via risalendo dal basso la graduatoria. Nel caso in cui più candidati abbiano ottenuto lo stesso quoziente, risulterà eletto il candidato della lista che non abbia ancora eletto alcun Amministratore o che abbia eletto il minor numero di Amministratori, fermo restando il rispetto della normativa in materia di equilibrio tra i generi. In caso di parità di voti di lista, e, quindi, a parità di quoziente, si procederà a nuova votazione da parte dell’Assemblea, risultando eletto il candidato che ottenga la maggioranza semplice dei voti. Qualora venga presentata una sola lista, ovvero qualora non sia stata presentata alcuna lista, ovvero qualora, per qualsiasi ragione, la nomina di uno o più Amministratori non possa essere effettuata secondo quanto previsto nel presente articolo, l’Assemblea delibererà con le maggioranze di legge, assicurando comunque la presenza del numero necessario di amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge e nel rispetto della normativa vigente relativa all’equilibrio tra i generi.
Informazioni ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento europeo 2016/679 (“GDPR”) in relazione alla candidatura a componente del Consiglio di Amministrazione

Atlantia S.p.A., con sede legale in Via A. Nibby, 20, 00161 Roma, in qualità di Titolare del trattamento, desidera informarla ai sensi degli articoli 13 e 14 Regolamento UE n.679/2016 - Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (di seguito il “Regolamento” o “GDPR”) che i dati da Lei forniti, per il tramite degli azionisti che presenteranno le liste secondo le modalità previste dalla legge, sono trattati per gli adempimenti connessi alla candidatura a componente del Consiglio di Amministrazione della Società per gli esercizi 2019-2020-2021.

Dati e Finalità del trattamento

I dati personali oggetto di trattamento consistono nel nome, cognome, codice fiscale nonché i dati presenti nel suo curriculum vitae e sono trattati per le finalità relative all’inserimento nella lista che, ai sensi delle disposizioni legislative e regolamentari vigenti, sarà oggetto di voto dall’Assemblea ordinaria degli azionisti.

Ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera b) e c) del GDPR, non è richiesto il consenso in quanto i dati personali predetti sono necessari per dare esecuzione a misure di tipo contrattuale e precontrattuale ed all’esecuzione di obblighi di legge cui la Società è tenuta. Pertanto, il rifiuto del relativo conferimento, seppur volontario, comporterebbe l’impossibilità per il Titolare di dare esecuzione al rapporto contrattuale di cui Lei è parte e di adempiere ai suddetti obblighi di legge.

Modalità del trattamento e conservazione

I dati saranno trattati sia con meccanismi cartacei sia con mezzi elettronici e, con riferimento ai secondi, attraverso strumenti informatici (e.g. software, piattaforme hardware, applicativi, etc.) di cui il Titolare è proprietario o licenziatario, assicurando in ogni caso che tali strumenti siano dotati di misure di sicurezza adeguate ai trattamenti per cui sono utilizzati.

Informiamo poi che i dati personali saranno trattati per tutto il periodo di tempo necessario al raggiungimento delle suesposte finalità, raggiunte le quali saranno conservati dopo la cessazione del rapporto contrattuale per il periodo prescrizionale applicabile, cui dovranno aggiungersi ulteriori dodici mesi, esclusivamente per finalità connesse all’adempimento di obblighi di legge. Nel caso di eventuali conteziosi o per l’esercizio del diritto alla difesa in sede giudiziaria, i suddetti termini di conservazione saranno sospesi fino alla definitiva definizione del giudizio in essere tra le parti.

Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati

I dati possono essere comunicati, nell’ambito delle finalità sopra indicate e nel rispetto degli obblighi previsti dalla normativa privacy, per adempiere a specifici obblighi derivanti dalla legge o da specifiche disposizioni attuative, salva altresì la facoltà di verificarne la veridicità presso le competenti amministrazioni. Tali soggetti tratteranno i dati quali autonomi titolari del trattamento.

I dati saranno inoltre comunicati a Computershare  S.p.A. , fornitore di cui Atlantia si avvale per lo svolgimento di attività strettamente connesse alla gestione dell’Assemblea degli azionisti e che all’uopo è nominata Responsabile del trattamento.

Pubblicazione e diffusione

Secondo quanto previsto dalle disposizioni normative e regolamentarie disciplinanti il meccanismo del voto di lista e le informazioni regolamentate della società quotate in borsa, i dati saranno pubblicati sul sito internet della Società, nella sezione dedicata all’assemblea degli azionisti, e diffusi al mercato tramite il servizio SDIR 1Info, di cui la Società si avvale per la diffusione e lo stoccaggio delle informazioni regolamentate.

Data Protection Officer (Responsabile della Protezione dei Dati)

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 37-39 del Regolamento, Atlantia ha individuato, quale Data Protection Officer il Direttore pro tempore della Direzione Compliance e Security di Gruppo, domiciliato per la carica presso la sede operativa di via A. Bergamini, 50 - 00159 Roma e contattabile all’indirizzo email dpo@atlantia.it.

Diritti dell’interessato

Atlantia, per motivi leciti e fondati e compatibilmente con gli obblighi normativi e contrattuali esistenti, riconosce la possibilità di esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento (i.e. diritto di accesso ai dati personali, rettifica ovvero cancellazione degli stessi, limitazione di trattamento, portabilità dei dati personali, di opposizione).

Inoltre, nei modi e nei limiti previsti dalla vigente normativa, si ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento.

I diritti potranno essere esercitati rivolgendosi via mail a dpo@Atlantia.it oppure, scrivendo all’attenzione del Data Protection Officer, al seguente indirizzo: via A. Bergamini, 50 - 00159 Roma.

Diritto di porre domande

Ai sensi dell'art. 127-ter del D. Lgs. 58/98 (TUF), coloro ai quali spetta il diritto di voto, in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, possono porre domande sulle materie all’ordine del giorno anche prima dell’Assemblea e sino ai tre giorni precedenti la data dell’Assemblea in  unica convocazione, vale a dire il 15 aprile 2019.

Le domande devono essere inviate mediante fax al n. +39 06 43634260 o all’indirizzo di posta elettronica certificata atlantia@pecserviziotitoli.it o attraverso questo modulo.

La domanda deve essere corredata con i dati anagrafici del Socio richiedente (cognome e nome o denominazione nel caso di ente o società, luogo e data di nascita e codice fiscale).

La Società può fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto ed alle domande sarà data risposta, dopo aver verificato la loro pertinenza e la legittimazione del richiedente, al più tardi in occasione dell’Assemblea.

Si considera fornita in Assemblea la risposta in formato cartaceo eventualmente messa a disposizione di ciascuno degli aventi diritto al voto all’inizio dell’adunanza.

Non è dovuta una risposta quando le informazioni richieste sono già disponibili in formato “domanda e risposta” in apposita sezione del sito internet della Società.

Diritto di integrazione dell’ordine del giorno dell’Assemblea e di presentare nuove proposte di delibera.

Ai sensi dell'art. 126-bis del D. Lgs. 58/98 (TUF) i Soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale possono chiedere, entro il 18 marzo 2019 l’integrazione dell’elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all’ordine del giorno.

Le richieste devono essere accompagnate da un’apposita relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui si propone la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all’ordine del giorno. Le domande devono essere presentate per iscritto, unitamente alla certificazione attestante la titolarità della partecipazione effettuata da un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente, via fax al n. +39 06 43634260 ovvero all’indirizzo di posta elettronica certificata atlantia@pecserviziotitoli.it

Si ricorda che ogni soggetto legittimato al voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea sugli argomenti all’ordine del giorno.

L’integrazione non è ammessa per gli argomenti sui quali l’Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta dell’organo di amministrazione o sulla base di un progetto o relazione da esso predisposta, diversa da quelle indicate all'art. 125-ter del TUF.

Non è previsto alcun onere di pubblicità a carico del Socio, facendo carico alla Società di mettere a disposizione del pubblico l’ordine del giorno o le proposte di delibera come integrati e la relazione illustrativa sulle materie o sulle proposte di delibera aggiuntive da trattare a richiesta dei Soci, accompagnata dalle eventuali osservazioni del Consiglio di Amministrazione, entro i termini previsti dall’art. 125-ter, comma 1, con le stesse forme prescritte per la pubblicazione dell’avviso di convocazione dell’Assemblea.

Voto per corrispondenza o con mezzi elettronici

Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.

Informazioni sul capitale sociale alla data dell’avviso di convocazione

Il capitale sociale è rappresentato da n. 825.783.990 azioni ordinarie con diritto di voto (escluse le azioni proprie, attualmente 7.819.488) del valore nominale di Euro 1,00 ciascuna.

Informazioni da rendere all’interessato ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo 2016/679 (“Gdpr”)

Atlantia S.p.A., con sede legale in Via A. Nibby, 20, 00161 Roma, in qualità di Titolare del trattamento, desidera informarla ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE n.679/2016 - Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (di seguito il “Regolamento” o “GDPR”) che i dati personali acquisiti sono finalizzati alla gestione delle attività connesse o correlate all’organizzazione ed alla tenuta dell’ assemblea degli azionisti.

Dati personali e Finalità del trattamento

I dati personali oggetto di trattamento consistono nel suo nome, cognome e indirizzo di residenza, e saranno trattati per le seguenti finalità:

  • l’accredito e la registrazione per la partecipazione all’assemblea,
  • la registrazione e verbalizzazione degli interventi e delle votazioni da parte del notaio e per le quali Atlantia utilizzerà un sistema di registrazione audio.

Ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera b) e c) del Regolamento, non è richiesto il suo consenso in quanto i dati personali sono necessari per dare esecuzione a misure di tipo contrattuale e precontrattuale nonché necessarie per adempiere ad un obbligo legale al quale Atlantia, come titolare del trattamento, è tenuta.

Modalità del trattamento e tempi di conservazione

Il trattamento dei dati personali viene effettuato manualmente (verbali) e/o attraverso l’ausilio di strumenti automatizzati (tracce audio e documenti in formato elettronico) e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia.

I dati di cui sopra sono tenuti e conservati per le finalità indicate nei limiti previsti dalle normative applicabili ed in particolare in base a quanto sancito dall’art. 2220 del codice civile.

Categorie di soggetti terzi ai quali i dati potrebbero essere comunicati

I Suoi dati potrebbero essere comunicati per adempiere a specifici obblighi derivanti dalla legge o da regolamenti, a società di revisione, a studi professionali o a liberi professionisti per lo svolgimento di attività di consulenza e assistenza nelle operazioni societarie nonché ad istituzioni e ad autorità pubbliche (Tribunali, Borsa, Consob, eventuali autorità estere, se competenti, ecc.).

Oltre che dai dipendenti che operano nella Direzione General Consuel di Atlantia S.p.A., alcuni trattamenti dei suoi dati personali sono effettuati anche da Computershare S.p.A., fornitore di attività di supporto e assistenza per l’Assemblea degli Azionisti ed a tal fine nominata Responsabile per il trattamento dei dati.

Diffusione dei dati personali

Alcuni Suoi dati personali potranno essere diffusi al mercato finanziario, solo se strettamente necessario e in ossequio alle norme di legge vigenti e ai regolamenti CONSOB.

Trasferimento di dati all’estero

Fatte salve specifiche esigenze che saranno concordate di volta in volta, i suoi dati personali non sono oggetto di trasferimento all’estero.

Diritti dell’interessato

Atlantia, per motivi leciti e fondati e compatibilmente con gli obblighi normativi e contrattuali esistenti, le riconosce la possibilità di esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento (i.e. diritto di accesso ai dati personali, rettifica ovvero cancellazione degli stessi, limitazione di trattamento, portabilità dei dati personali, di opposizione).

Inoltre, nei modi e nei limiti previsti dalla vigente normativa, lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento.

I suoi diritti potranno essere esercitati rivolgendosi via mail a dpo@Atlantia.it oppure, scrivendo all’attenzione del Data Protection Officer, al seguente indirizzo: via A. Bergamini, 50 - 00159 Roma

Titolare del Trattamento

Titolare del trattamento è Atlantia S.p.A. con sede legale in Via A. Nibby 20, 00161 Roma e sede operativa in Via A. Bergamini 50, 00159 Roma.

Data Protection Officer (Responsabile della Protezione dei Dati)

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 37-39 del Regolamento, Atlantia ha individuato, quale Data Protection Officer il Direttore pro tempore della Direzione Compliance e Security di Gruppo, domiciliato per la carica presso la sede operativa di via A. Bergamini, 50 - 00159 Roma

Responsabile del trattamento

Responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento è ComputerShare S.p.A. cui sono ricondotte tutte le operazioni di trattamento connesse con le attività di supporto e assistenza in occasione dell’Assemblea degli azionisti.

Inoltre, Computershare S.p.A., in qualità di Rappresentante Designato ai sensi dell’articolo 135- undecies del D.Lgs. n. 58/98 (TUF), può procedere alla raccolta di deleghe di voto relative all’Assemblea degli Azionisti. Limitatamente a tale finalità e in esecuzione degli adempimenti inerenti la rappresentanza in Assemblea e l’espressione del voto del soggetto rappresentato in conformità alle istruzioni impartite dal medesimo, Computershare S.p.A. agisce e risponde in qualità di titolare autonomo del trattamento provvedendo, per quanto di sua competenza, a fornirle separata informativa.

Per ulteriori informazioni può rivolgersi al Data Protection Officer scrivendo a dpo@Atlantia.it